PLAN DE PRESERVACIÓN NUMERAL 8.5.3
Buenos días a todos hoy les quiero dar a conocer algunas pautas para diseñar un plan de preservación, el cual incluye unos anexos. Este documento nos servirá para evidenciar cumplimiento al requisito del numeral 8.5.3 de la norma ISO 9001:2015.
El numeral textualmente dice:
La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizado por la misma.
La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación dentro de los productos o servicios.
Cuando la propiedad de un cliente o de un proveedor externo se pierda, deteriore o de algún otro modo se considere inadecuada para su uso, la organización debe informar de esto al cliente o proveedor externo y conservar la información documentada sobre lo ocurrido.
Nota: La propiedad de un cliente o de un proveedor externo puede incluir materiales, componentes, herramientas y equipos, instalaciones, propiedad intelectual y datos personales.
Considero que este numeral es claro en su requerimiento. Se debe tener en cuenta lo que dice la nota, en ocasiones no le damos importancia pero es clave.
Ahora si empecemos con las pautas para el Plan de Preservación.
TABLA DE CONTENIDO
1. Alcance
2. Objetivo
3. Elementos de Entrada
4. Términos y Definiciones
5. Responsables
6. Procedimiento
7. Formatos
8. Equipos y Herramientas
9. Materiales e insumos
10. Comunicación con el cliente
11. Anexos
1. Alcance.
En este punto se describe la dimensión del plan según el proyecto donde se va a ejecutar. por ejemplo:
El presente plan aplica para las actividades de preservación de los equipos entregados por el cliente, a realizarse en el contrato No 3456 o también puede ser en la orden de pedido No.xxxx,el cual contempla el diseño, construcción, montaje y puesta en marcha de una unidad de bomba centrifuga para la empresa XXXXXX.
2. Objetivo.
En este punto se describe que se quiere lograr o que se busca con la elaboración del Plan. Por Ejemplo:
Garantizar la conservación de los equipos, accesorios, materiales o herramientas entregados por el cliente , los cuales serán utilizados en el contrato xxxx o orden de pedido No xxxxx que contempla el diseño, construcción, montaje y puesta en marcha de una unidad de bomba centrifuga para la empresa XXXXXX.
3. Elementos de Entrada.
En este punto se puede colocar:
Norma que apliquen a los equipos a preservar
Especificaciones técnicas que apliquen
Procedimientos del cliente que apliquen
Manuales suministrados por el cliente que apliquen
4. Términos y Definiciones
- Preservación: Protección o
cuidado sobre alguien o algo para conservar su estado y evitar que sufra
un daño o un peligro.
- Acción
Correctiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable.
- Calidad: Grado en el
que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
- Procedimiento: Forma
especificada para llevar a cabo una actividad de un proceso.
- Proceso: Conjunto de
actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
- Producto: Resultado de un proceso.
5. Responsables
En este punto se describe los cargos que serán los encargados de llevar a cabo el plan de preservación y la función que desempeñaran dentro de esta actividad.
6. Procedimiento
En este Punto se describe brevemente cómo se tiene pensado llevar a cabo el plan de preservación. Por ejemplo:
- El almacenamiento y embalaje de los equipos se realizara en sitio que garantice la conservación de los mismos, teniendo en cuenta las recomendaciones del fabricante
- La preservación de los equipos se realizara según lo establecido en el cronograma realizado para esta actividad. Ver anexo cronograma de preservación.
- Los trabajos de preservación se realizaran con base a las recomendaciones del fabricante y serán establecidas en el programa de preservación. Ver anexo programa de preservación.
Este es un modelo guía pero cada organización es libre de realizarlo como mejor lo crea conveniente. Lo importante es conocer en que momento se van a realizar los mantenimientos que ayudaran a la conservación de los equipos.
El programa nos ayudara a conocer las actividades a realizar que garanticen la conservación del equipo, por eso importante solicitar al cliente el suministro del manual del fabricante o solicitar la visita o reunión con un representante del equipo. Es claro conocer que si se llega a la necesidad de solicitar al fabricante del equipo, el contacto debe hacerlo el cliente ya que fue él quien lo adquirió.
7. Formatos
En este punto se listara el formato o los formatos a utilizar que dejaran la evidencia de la identificación, verificación, protección de los equipos entregados por el cliente.
Les recomiendo que estos formatos son mas prácticos cuando se hacen en estilo de Listas de Chequeo. ver ejemplo.
8. Equipos y Herramientas.
En este punto se describe en un cuadro que equipos y herramientas se utilizaran en la actividad de preservación de los equipos.
EQUIPOS / HERRAMIENTAS
|
CERTIFICACIONES(si
aplica)
|
RIESGO
DE USO
|
CONTROLES
|
9. Materiales e Insumos
MATERIALES/
INSUMOS / PRODUCTOS
|
RIESGO
DE USO
|
CONTROLES
|
CONTINGENCIA
|
10. Comunicación con el Cliente.
En este punto se describe el medio de comunicación a utilizar con el cliente en el evento en que se presente una necesidad real o potencial. Puede ser correo electrónico o por carta. personalmente recomiendo hacerlo formalmente por carta.
11. Anexos
En este punto se describen todos los anexos al Plan de Preservación. Por ejemplo el cronograma, la programación, fichas técnicas de los productos etc.
Espero que este articulo sea de gran ayuda a sus lectores,
Cordialmente.
INGENIERO JULIO CESAR LUQUE LAMBRAÑO
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